أصدر وزير الشؤون الإسلامية والدعوة والإرشاد الدكتور عبداللطيف آل الشيخ، قراراً بتكوين لجنة دائمة للوثائق بالوزارة برئاسة وكيل الوزارة للتخطيط والتطوير الدكتور محمد باسودان، وعضوية عددٍ من مديري العموم بالوزارة.
وينص القرار على ممارسة اللجنة مهمتها المحددة في نظام الوثائق والمحفوظات ولوائح مركز الوثائق والمحفوظات بالديوان الملكي، الممثلة في إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد إقراراها وجمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطتي التصنيف والترميز وإعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال اللجنة وتنفيذها بعد إقرارها.
وتشمل مهمات اللجنة توفير البيانات والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقاً للوائح التنظيمية، والعمل مع الجهات المختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، واتخاذ مجمل السبل المؤدية لذلك والإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك.
وينص القرار على ممارسة اللجنة مهمتها المحددة في نظام الوثائق والمحفوظات ولوائح مركز الوثائق والمحفوظات بالديوان الملكي، الممثلة في إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد إقراراها وجمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطتي التصنيف والترميز وإعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال اللجنة وتنفيذها بعد إقرارها.
وتشمل مهمات اللجنة توفير البيانات والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقاً للوائح التنظيمية، والعمل مع الجهات المختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، واتخاذ مجمل السبل المؤدية لذلك والإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك.